Как оформить ВСД в Меркурий: пошаговая инструкция

Система ФГИС «Меркурий» стала обязательным инструментом для участников оборота продукции животного происхождения в России. Через нее оформляются электронные ветеринарные сопроводительные документы (ВСД), которые позволяют прослеживать путь каждой партии от производителя до конечной точки реализации.

Разберем, кому и в каких случаях нужно оформлять ВСД, а также пройдемся по основным шагам работы в подсистеме Меркурий.ХС, чтобы снизить риски ошибок и претензий со стороны контрольно-надзорных органов.

На какую продукцию оформляют ВСД и кто имеет право

ВСД оформляют на продукцию, входящую в перечень подконтрольных товаров: мясо и мясопродукты, молоко и молочную продукцию, рыбу и морепродукты, яйца и яичную продукцию, некоторые корма и сырье животного происхождения. Вопросы оформления подробно разобрали в статье https://rosalko.biz/oformlenie-vsd-merkuriy/  на сайте компании Росалко.биз.

Право работы с документами в «Меркурий» получают уполномоченные сотрудники хозяйствующих субъектов, аттестованные ветеринарные врачи и специалисты государственной ветеринарной службы, действующие на основании соответствующих приказов Россельхознадзора и региональных регламентов.

Виды ветеринарных сопроводительных документов в «Меркурий»

В системе «Меркурий» используется несколько видов ветеринарных сопроводительных документов. Производственный ВСД оформляется на продукцию, выработанную из сырья на основании входящих документов и погашенных сертификатов.

Транспортный ВСД сопровождает перемещение партий при продаже или перевозке. Он может оформляться при смене владельца, при транспортировке без смены собственника или при смене собственника без фактического перемещения товара в пространстве.

Отдельно выделяют возвратный ВСД для ситуаций, когда часть продукции возвращается поставщику, а также документы на утилизацию биоотходов и ветеринарные сопроводительные документы на живых животных.

Пошаговая инструкция: оформление транспортного ВСД в Меркурий.ХС

Чтобы оформить транспортный ВСД в Меркурий.ХС, пользователь авторизуется в подсистеме и переходит в раздел «Транзакции». В верхней панели доступа выбирается действие «Добавить», после чего открывается форма создания транзакции.

В форме необходимо указать тип операции: перевозка со сменой владельца, перевозка без смены владельца либо смена владельца без транспортировки. Далее выбирается получатель из справочника контрагентов или создается новая запись, если контрагент еще не занесен в систему.

Следующий этап оформления транспортного ВСД — добавление информации о продукции. Для каждой позиции указываются наименование, вид продукции, объем, единица измерения, данные о партии и условиях хранения.

При необходимости используется подбор партий по складу, если организация ведет учет остатков в «Меркурий» и распределяет приход по конкретным складским ячейкам. Это помогает избежать путаницы между партиями и сохранить прослеживаемость.

После заполнения всех полей транзакция сохраняется, и пользователю становится доступна функция оформления документа. При наличии необходимых прав можно сразу оформить транспортный ВСД, либо отправить его на согласование и утверждение в государственную ветеринарную службу.

Производственный ВСД оформляется по схожей схеме, но с учетом специфики переработки сырья. В разделе «Транзакции» создается операция типа «переработка» или «производство» в зависимости от технологического процесса на предприятии.

Как оформить производственный ВСД

В качестве исходного сырья указываются партии, по которым ранее были погашены входящие ВСД. Затем добавляется вырабатываемая продукция: ее вид, объем, дата изготовления, срок годности, условия хранения и дополнительные параметры, которые требуют местные регламенты.

Система связывает производственный документ с исходными партиями, что обеспечивает прослеживаемость цепочки «сырье – готовый продукт» и позволяет контролировать движение каждой единицы продукции на всех этапах логистики.

Отдельный блок работы в «Меркурий» связан с гашением входящих ВСД. Покупатель, получивший продукцию, обязан в установленный срок подтвердить прием партии либо зафиксировать отказ или расхождение.

Гашение входящих ВСД: прием партии и акт расхождения

Для этого в подсистеме Меркурий.ХС используют раздел «Ветеринарные документы» – «Входящие» – «Оформленные». После выбора нужного сертификата открывается его карточка, где доступны сведения о поставщике, продукции и партии.

Кнопка «Погасить» запускает процедуру приема: пользователь сравнивает фактические данные с указанными в документе, выбирает результат операции и при необходимости оформляет акт расхождения с указанием причин.

В случае частичного или полного возврата продукции поставщику оформляется возвратный ВСД. Для этого создают соответствующую транзакцию, указывают исходный документ, по которому товар поступил, и фиксируют объем возвращаемой продукции по каждой позиции.

Возвратный ВСД: когда используется и как оформляется

Возвратный документ связывает движение партии с первоначальным поставщиком, что важно для корректного учета, соблюдения требований по прослеживаемости и анализа претензионной работы в компании.

Особое место в системе занимает оформление ВСД на живых животных. Такие документы могут оформлять только государственные ветеринарные врачи на специализированных базах, станциях и пунктах.

Оформление ВСД на живых животных

В карточке животного или группы животных фиксируется информация об иммунизации, обработках, диагнозах и проведенных мероприятиях. Затем создается транспортный документ, который сопровождает перемещение животных между пунктами содержания, выставками или местами реализации.

Для владельцев хозяйств важно заранее согласовывать такие перемещения с ветслужбой региона, чтобы избежать отказа в оформлении документа и задержек при транспортировке животных.

На практике многие нарушения связаны не с техникой работы в системе, а с организационными ошибками. Часто пользователи неправильно выбирают тип транзакции, объединяют в одном документе несколько партий продукции с разными характеристиками или указывают усредненный вес вместо точных данных.

Частые ошибки при работе с «Меркурий» и их последствия

Распространенной проблемой также является затягивание гашения входящих ВСД, когда документ долго остается в статусе «не погашен». Это может привести к блокировке партий, отмене документов и административной ответственности.

Чтобы минимизировать риски, имеет смысл разработать внутри компании подробный регламент работы с «Меркурий», назначить ответственных лиц, обучить персонал и регулярно проводить внутренние проверки корректности оформления документов.

Ответы на типовые вопросы помогают сократить количество ошибок на старте. Для оформления ВСД электронная подпись требуется не всегда: уполномоченные пользователи работают в системе под личными учетными данными, а документы подписываются в соответствии с внутренними правилами ведомства.

Ответы на частые вопросы по оформлению ВСД

Оформлять ВСД заранее можно, если известны точные данные о продукции и планируемом перемещении. Однако при изменении объема или маршрута документ придется корректировать и оформлять новые сертификаты на фактическое движение продукции.

Если в уже оформленном ВСД обнаружена ошибка, ее нельзя просто отредактировать. Обычно требуется аннулировать документ по согласованной причине и оформить новый на ту же партию с корректными данными, чтобы сохранить юридическую значимость документов и соблюсти требования прослеживаемости.